آشنایی با شیپینگ اوردر و مراحل آن

آشنایی با شیپینگ اوردر و مراحل آن

آشنایی با شیپینگ اوردر  : همانطور که قبلا هم گفته شد آشنایی با اصطلاحات حوزه بازرگانی کمک فراوانی به بازرگانان و علاقه مندان خواهد کرد. شیپینگ اوردر یکی از انواع اصطلاحاتی است که در حوزه بازرگانی کاربرد فراوان دارد. در حقیقت می‌توان گفت که این اصطلاح به قسمت حمل و نقل دریایی و بازرگانی دریایی مربوط است که در ادامه، معنای آن را توضیح می‌دهیم و نکاتی که در این مورد باید بدانید را به شما عزیزان شرح می‌دهیم.

اگر جزو افرادی هستید که به صنف بازرگانی علاقه‌مندید و تمایل دارید که در این حوزه کار کنید و یا تمایل به انجام کارهای بازرگانی و مراودات تجاری به صورت شخصی دارید، لازم است که با اصطلاحات مهم و نحوه کارکرد آن‌ها در این صنعت آشنا بشوید.

در مقاله امروز از مجموعه مقالات تاژ ترخیص، تصمیم گرفته‌ایم پس از آن که توضیح دادیم که شیپینگ اوردر چیست ، مراحل شیپینگ اوردر را نیز به شما عزیزان بیاموزیم. پیشنهاد ما به شما این است که این مقاله را تا انتها بخوانید و اگر همچنان سؤالی در خصوص شیپینگ اوردر داشتید، در قسمت نظرات آن را با ما مطرح کنید تا بتوانیم در سریع‌ترین زمان ممکن شما را راهنمایی کنیم.

 

تعریف شیپینگ اوردر 

اگر بخواهیم به صورت کلمه به کلمه این اصطلاح را توضیح دهیم، باید بدانید که شیپینگ اوردر از دو واژه شیپینگ (Shiping) به معنای کشتیرانی و اوردر (Order) به معنای سفارش تشکیل شده است.

برای کسب اطلاعات در مورد کارگو پیشنهاد می کنیم این مقاله را ” کارگو ” مطالعه بفرمایید.

شیپینگ اوردر یا همان سفارش حمل و نقل (SO) سندی است که توسط خط کشتیرانی صادر می‌شود و تأیید می‌کند که تجهیزات و فضای کشتی در دسترس است. همچنین اطلاعاتی در مورد مکان‌های تحویل و تخلیه کانتینر و تمام زمان‌بندی‌های ارسال در این سند ارائه می‌شود

 

چه اطلاعاتی را در شیپینگ اوردر می‌توان پیدا کرد؟

برای آن که بدانید در سفارش حمل و نقل چه اطلاعاتی را می‌توانید پیدا کنید، باید گفت که هیچ الگوی مشترکی در بین کشورهای مختلف و واحدهای بازرگانی آن‌ها وجود ندارد که اطلاعات یکسانی را ارائه دهد. در حقیقت می‌توان گفت که هر کشور و هر واحد بازرگانی با توجه به قوانین خود ممکن است از یک الگوی خاص خود برای صدور شیپینگ اوردر استفاده کند.

با این حال، برخی از اطلاعات مهمی را که می‌توانید در اکثر سندهای شیپینگ اوردر بیابید، شامل نحوه ارسال و حمل و نقل، جزئیات کانتینر و اسناد مرتبط با کشتی می‌باشد.

 

در ادامه، اطلاعات مهمی که می‌توانید در سند سفارش حمل و نقل بیابید را توضیح داده‌ایم:

1. جزئیات ارسال کننده
نام کامل و آدرس فرستنده که معمولاً صاحب محموله یا طرف رزرو است. این جزئیات در بارنامه نیز منعکس خواهد شد.

2. اطلاعات حمل و نقل
نام کامل و آدرس باربری. اگر خطوط حمل‌ونقل مستقیماً با فرستنده‌ها کار کنند، این قسمت خالی می‌ماند و SO در اختیار فرستنده و نمایندگان/فروشندگان منصوب آن‌ها قرار می‌گیرد.

3. محموله و نوع کالا
همچنین سفارش حمل حاوی اطلاعاتی در مورد کالای محموله صادراتی خواهد بود.

4. شماره B/L
این شماره به شماره بارنامه منحصربه‌فرد شرکت حمل کننده برای حمل و نقل اختصاص داده شده است. از این شماره همچنین برای ردیابی حمل و نقل استفاده می‌شود و در بارنامه که پس از ارسال محموله در کشتی صادر می‌شود، منتشر می‌شود.

5. محل دریافت
اگر محموله‌ای محصور در خشکی باشد، محل دریافت می‌تواند انبار کانتینر داخلی (ICD) یا محوطه کانتینر باشد.

6. بندر بارگیری
بندر بارگیری، بندری است که کانتینر در کشتی بارگیری می‌شود. پورت بارگیری (POL) همچنین به عنوان بندر مبدأ نیز شناخته می‌شود.

7. بندر تخلیه
بندر تخلیه، بندری است که محموله از کشتی تخلیه می‌شود. پورت تخلیه (POD) به عنوان بندر مقصد نیز شناخته می‌شود.

8. محل تحویل
محلی که تعیین شده است تا حمل کننده، کالا را تحویل دهد. این محل تحویل نهایی است و تنها در صورتی نشان داده می‌شود که حمل و نقل باربری ترتیب داده شده باشد.

9. بندر حمل و نقل
بندری که کانتینرها ممکن است از کشتی‌های فرعی به کشتی مادر منتقل شوند. در این خصوص باید بدانید که هر محموله‌ای حمل و نقل نمی‌شود، زیرا مسیرهای حمل و نقل مستقیم نیز وجود دارد.

10. نام کشتی و شماره سفر
نام کشتی و شماره سفر نیز در شیپینگ اوردر ذکر می‌شود.

11. نوع تجهیزات
نوع کانتینری که برای محموله مورد نظر، نیاز است.

این مورد، می‌تواند هر یک از موارد زیر باشد:

• کانتینرهای همه منظوره
• کانتینرهای های کیوب
• کانتینرهای روباز
• کانتینرهای قفسه تخت
• کانتینرهای سردخانه

این اطلاعات مهم است. چرا که این اطلاعات کمک می‌کند تا حمل کننده منصوب بتواند کانتینرهای صحیح را بردارد.

12. محل تحویل خالی (Empty Pickup Location)
جایی که کانتینر خالی تحویل گرفته می‌شود. این محل معمولاً یک محوطه کانتینر یا انبار کانتینر است. حمل و نقل کننده های منصوب شده کانتینرهای خالی را از این مکان تحویل خواهند گرفت.

13. مکان بازگشت کامل (Full Return Location)
بندر و پایانه‌ای که کانتینر بارگیری شده باید به آن بازگردانده شود. این مورد زمانی اتفاق می‌افتد که کانتینرها پر شده‌اند و آماده قرارگیری در این محل هستند.

14. قطع سند (Document Cut-Off)
تاریخ و زمانی که دستورالعمل‌های حمل و نقل باید برای شرکت حمل کننده ارسال شود. هرگونه تأخیر ممکن است هزینه تأخیر را به همراه داشته باشد یا باعث برگشت خوردن سفارش حمل و نقل شود.

14. قطع سند (Document Cut-Off)

چه کسی سفارش حمل و نقل را صادر می‌کند؟

طرفی که دستور حمل و نقل را صادر می‌کند، خط کشتیرانی است، زیرا آنها کشتی را اداره می‌کنند و مالک کانتینرهای حمل و نقل هستند. سفارشات حمل و نقل یا به طور مستقیم به فرستنده یا برای یک حمل کننده منصوب ارسال می‌شود.

اگر یک فرستنده مستقیماً با یک خط حمل و نقل برای رزرو ارتباط بگیرد، SO برای آنها ارسال می‌شود. با این حال، اگر فرستنده حمل‌کننده‌ای را استخدام کند که اسناد آنها را از طرف او پیگیری کند، به خط کشتی‌رانی دستور داده می‌شود که به جای آن، سفارش حمل‌ونقل را به فرستنده‌ی بار ارسال کند.

سپس حمل‌کننده بار با کامیون‌دار تعیین‌شده از طرف فرستنده ارتباط برقرار می‌کند یا از ناوگان خود برای تحویل کانتینر خالی طبق اطلاعات موجود در SO استفاده می‌کند.

چه زمانی اپراتورها یک سفارش حمل و نقل (SO) را صادر می‌کنند؟

شرکت‌های حمل‌ و نقل پس از تأیید وجود تجهیزات و فضا، سفارش حمل‌ونقل را به فرستنده بار منصوب شده ارسال می‌کنند. این بدان معنی است که تجهیزات آنها در یکی از انبارهای کانتینر آنها موجود است و کشتی فضایی برای محموله رزرو شده دارد.

چه زمانی اپراتورها یک سفارش حمل و نقل (SO) را صادر می‌کنند؟
مراحل شیپینگ اوردر
در ادامه مراحلی که به ترتیب طی می‌شود تا یک شیپینگ اوردر صادر شود را توضیح دادیم که می‌توانید با استفاده از آن‌ها، کارهای بازرگانی و تجاری خود را انجام دهید.

⇐ قدم اول
در مرحله اول، مشتری با مسئولین فروش شرکت حمل کننده بار، تماس می‌گیرد تا از قیمت‌ها و شرایط کار، آگاه شود.

نکته‌ای که باید در این مرحله به آن توجه داشته باشید این است که معمولاً مشتریان، از چند شرکت مختلف استعلام قیمت می‌گیرند و برای آن که بازاریابان و مسئولان فروش بتوانند در معاملات و جذب مشتری موفق باشند، بهتر است که از قیمت مورد نظر مشتری برای انجام کار اطلاع پیدا کنند. در این صورت شاید بتوانند با خطوط کشتیرانی قیمت مناسبی را هماهنگ کنند.

⇐ قدم دوم
مسئولین فروش و بازاریابان در این حوزه باید همواره شرکت‌های حمل و نقل بین‌المللی را پیگیری کنند تا بتوانند از بهترین نرخ یا همان پایین‌ترین قیمت به همراه پایین‌ترین زمان ترانزیت و حمل کالا به همراه بهترین سرویس دهی و خدماتی که کشتی در نظر می‌گیرد، آگاه باشند.

آن‌ها باید به صورت هفتگی بازار را چک کنند. همچنین بهتر است که این افراد همواره فایلی برای نرخ‌های آماده جهت ارائه سریع به مشتریان داشته باشند.

یکی از نکاتی که می‌تواند در کیفیت کار بازاریابان و مسئولین فروش در این حوزه تأثیر بسزایی بگذارد، این است که به صورت ایمیلی از شرکت‌های حمل و نقل استعلام قیمتی بگیرند تا پاسخ‌های آن‌ها نیز در ایمیل به صورت مکتوب وجود داشته باشد؛ به این صورت، مسئولین فروش می‌توانند این اطلاعات را به صورت بانک اطلاعات ذخیره و دسته بندی کنند و در پاسخگویی به مشتریان خود، سریع‌ترین باشند.

در صورتی که محموله مشتری آماده است، مسئولین فروش باید زمان ورود اولین و دومین کشتی به محل دریافت بار (ETA=Estimated Time of Arrival) و نیز زمانی که لیست کشتی بسته می‌شود را با خط کشتیرانی پیگیری و همراه نرخ به مشتری اعلام کنند.

⇐ قدم سوم
مسئولین فروش در این مرحله، نرخ را به همراه جزئیات مهم دیگر به مشتری ارائه می‌دهند که Freight Quotation نام دارد. این کوتیشن به صورت مکتوب است و در آن، مدت اعتبار نرخ کرایه حمل به همراه مشخصات کالا و بسته بندی آن نیز ذکر می‌شود.

⇐ قدم چهارم
پس از آن که مشتری نرخ حمل و نقل بار را تأیید کرد، درخواست رزرو کانتینر (Booking Request) به خط کشتیرانی مورد نظر ارسال می‌شود.

این درخواست شامل موارد زیر می‌باشد:

• تعداد و نوع کانتینر درخواستی
• نوع محموله
• نوع بسته بندی
• بندر مبدأ، بندر مقصد
• مقصد نهایی
• نرخ توافقی با خط
• محل پرداخت کرایه حمل

⇐ قدم پنجم
در این مرحله، شرکت کشتیرانی یک شماره رزرو کانتینر (Booking No) به درخواست کننده ارسال می‌کند.

باید بدانید که برخی از شرکت‌های کشتیرانی برای برخی از مسیرهای خاص، تعهدنامه‌هایی را از صاحب کالا دریافت می‌کنند که جزئیات آن در همین مرحله به همراه شماره رزرو کانتینر برای درخواست کننده ارسال می‌شود.

⇐ قدم ششم
در قدم ششم، تمامی تعهد نامه‌ها به همراه شماره رزرو به مشتری و نماینده او در محل قرار گیری (به صورت مکتوب و با ذکر کلیه شرایط و نرخ توافق) ارسال می‌شود.

⇐ قدم هفتم
در این مرحله، بخش ترافیک توسط مشتری و یا نماینده او جهت آگاهی از زمان نسبی تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی، پیگیری می‌شود.

⇐ قدم هشتم
در این مرحله نیز زمان حرکت و ETA پیگیری شده و توسط مسئول فروش، به مشتری اعلام می‌شود. از آن جایی که این زمان‌ها همگی به صورت تقریبی محاسبه می‌شوند، این پیگیری‌ها چند بار صورت می‌گیرد.

⇐ قدم نهم
پس از تحویل اسناد به خط کشتیرانی توسط نماینده مشتری یا خود مشتری باید برای دریافت شیپینگ اوردر (Shipping Order/Shipping Instruction) از مشتری پیگیری شود.

تا زمانی که دستور حمل به کشتیرانی ارسال نگردد، محموله در لیست انتظار کشتی‌ها قرار نمی‌گیرد و شیپینگ اوردر نیز باید قبل از حرکت به کشتیرانی ارسال و تأییدیه آن دریافت شود.

⇐ قدم دهم
در این مرحله، پس از آن که شیپینگ اوردر ارسال شد، باید با دفتر کشتیرانی و شرکت حمل و نقل تماس گرفته شود تا کالا و محموله در لیست اولین کشتی قرار بگیرد. این کار مهم است درست انجام شود تا محموله از کشتی جا نماند.

ممکن است به دلایلی مانند بارگیری هم‌زمان دو محموله و یا نیاز به دیر رسیدن کالا به مقصد یا رسیدن محموله در زمانی خاص طبق نظر خریدار، ممکن است صاحب کالا درخواست نگهداری (Hold) بدهد تا محموله فعلاً بارگیری نشود. در این صورت باید مالک کالا به صورت کتبی روی سربرگ با مهر و امضا درخواست خود را ارسال کند و در آن مسئولیت کلیه هزینه‌های حق توقف کانتینر ناشی از نگه‌داشتن محموله را بر عهده بگیرد و سپس درخواست نگهداری به خط کشتیرانی داده می‌شود و زمانی که درخواست آزاد سازی (Un-hold) داده شد، مجدداً از خط کشتیرانی درخواست می‌کنیم تا محموله بر روی اولین کشتی در دسترس بارگیری شود.

⇐ قدم یازدهم
برای دریافت پیش‌نویس بارنامه و همچنین اطلاع از نام کشتی‌ها و ETA، لازم است پیگیری تلفنی انجام شود.

اگر مشتری از وضعیت بار اطلاع نداشته باشد، کارمندان بخش ترافیک باید در هر لحظه از وضعیت محموله اطلاع کسب کنند و مشتری را آگاه سازند.

⇐ قدم دوازدهم
در این مرحله، پیش‌نویس بارنامه از خط دریافت می‌شود و برای مشتری ارسال می‌گردد تا مشتری آن را بررسی و تأیید کند.

توجه داشته باشید که در این مرحله ممکن است مشتری بارها اصلاحاتی را در بارنامه درخواست دهد و کارمندان بخش ترافیک باید سریعاً این اصلاحات را به کشتیرانی اطلاع داده و برای دریافت نسخه اصلاح شده نیز درخواست کنند؛ این کار آن قدر ادامه پیدا می‌کند تا سرانجام مشتری تأییدیه خود را اعلام کند و این تأییدیه به کشتیرانی ارسال شود.

⇐ قدم سیزدهم
در این مرحله نیز پیگیری جهت دریافت بارنامه تاریخ دار که در آن قید شده باشد (Shipped On “Board Dated”) و نیز دریافت صورت حساب (Invoice) از کشتیرانی پس از حرکت کشتی و سپس صدور صورت حساب توسط بخش حسابداری شرکت و ارسال بارنامه تاریخ دار و صورت حساب به مشتری انجام می‌شود.

⇐ مرحله چهاردهم
در قدم آخر، صورت حساب کشتیرانی تسویه می‌گردد و اصل بی ال (Original B/L) به همراه نامه تلکس ریلیز (Telex Release) از شرکت حمل و نقل کننده دریافت می‌شود.

 

تفاوت شیپینگ اوردر با تأییدیه رزرو (Booking Confirmation)
در حالی که یک تأیید رزرو و یک سفارش حمل و نقل (شیپینگ اوردر) حاوی اطلاعاتی شبیه به یکدیگر هستند، شیپینگ اوردر حاوی جزئیات بیشتری در مورد جمع‌آوری کانتینر خالی و زمان‌های cut-off مهم هستند.

البته باید این را نیز بدانید که معمولاً شرکت‌های مخابراتی، بسته به مکان و حامل، هر دو سند را در یک سند ادغام می‌کنند. اغلب اوقات، تأییدیه رزرو نیز همراه با سفارش حمل و نقل منتشر می‌شود.

در آن صورت، تأییدیه رزرو حاوی اطلاعات بیشتری از محموله و رزرو خواهد بود، در حالی که سفارش حمل و نقل حاوی اطلاعات بیشتری از کانتینر، انبار و اطلاعات cut-off است.

نگارنده مقاله آشنایی با شیپینگ اوردر : آقای مهندس مهدی شکوری،‌ مشاور و مدرس امور ترخیص کالا